- قسم التشريفات والحفلات:
هذا القسم يعني بتنظيم قاعات الاجتماعات من حيث ترتيب الجلوس ومراعاة البروتوكول الخاص بذلك وفق قواعد الأقدمية والأسبقية وإعداد اللافتات الخاصة بالاجتماعات وتزويدها بالأعلام وتوفير المشروبات و المياه وتنظيم عملية التصوير التلفزيوني وإعداد البريكات.
كما يقوم القسم بإعداد الحفلات والمآدب وتنظيم الجلوس بها واختيار قوائم الطعام وتنظيم حركة تقديم الطعام ومتابعة جودة الطعام والأدوات المستعملة من أطباق وخلافه وأيضا تطبيق قواعد البروتوكول الخاصة بالجلوس وفق الأقدمية والأسبقية وتحديد موعد بداية ونهاية المناسبة.
كما يتولى القسم إجراءات حجز الفنادق للسادة الضيوف المشاركين في الاجتماعات والمؤتمرات سواء كانت على نفقة الأمانة العامة أو على نفقة المشاركين، ويحصل هذا القسم على الأسعار الخاصة والخدمات الإضافية التي تقدم لزوار الأمانة العامة ورفع درجة معاملتهم لمعاملة كبار الشخصيات VIP وإخطار العلاقات العامة بهذه الفنادق لمتابعة راحة السادة زوار الأمانة العامة، كما أن هذا القسم يفرد مكتب استعلام في الفنادق التي يقيم بها المشاركين في حالة ما إذا كان العدد أو الفاعلية يحتاج إلى متابعة مستمرة لاستلام الدعوات أو الأوراق الخاصة بالاجتماع حيث تعمل هذه المكاتب لمدة 24 ساعة خلال فترات انعقاد المؤتمر أو الاجتماع.
يتولى القسم إعداد التهاني الخاصة بمعالي الأمين العام في كافة المناسبات الدينية ورأس السنة الميلادية إلى أصحاب الجلالة والفخامة والسمو ملوك ورؤساء وأمراء الدول العربية والإسلامية والعالمية، وكذلك لوزراء الخارجية وكبار الشخصيات.
- مهام الاستقبالات (الأمانة العامة – المطار)
ويقوم هذا القسم باستقبال زوار الأمانة العامة والوفود المشاركة في الاجتماعات الوزارية المختلفة التي تنظمها الأمانة العامة أو التي تدعو إليها سواء كان الاستقبال بمطار القاهرة أو في الأمانة العامة، وكذلك يقوم هذا القسم باستقبال الزوار وأعضاء الوفود المشاركة في الاجتماعات التي تنظمها الأمانة العامة خارج المقر كلما احتاج الأمر ذلك ومصاحبة كبار الشخصيات وتسهيل عملهم وانتقالهم داخل مبنى الأمانة العامة
التعاون مع القواعد التي تضعها دولة المقر والخاصة باستعمال قاعات كبار الزوار في الموانئ والمطارات سواء داخل دولة المقر أو في الدولة التي تنظم الاجتماعات والمؤتمرات، وغني عن البيان فإن الاستقبال وإنهاء إجراءات الوصول يتبعه بالضرورة إنهاء إجراءات العودة والسفر بطبيعة الحال.
استقبال وتوديع السادة الأمناء المساعدين وعائلاتهم بمطار القاهرة، وكذلك مستشاري الأمين العام وتوديع الوفود المشاركة في مؤتمرات القمة.
- مهام التأشـــيرات
يتولى هذا القسم الاتصال بالسفارات العربية والأجنبية للحصول على التأشيرات الرسمية لمهام العمل أو التأشيرات الخاصة (سياحة) للعاملين بالأمانة العامة وأقاربهم حتى الدرجة الثانية وفي ضوء ما تقضي به لوائح شئون الموظفين وخلافاً لما يبدو أن هذا القسم ذو اختصاص وحيد لكنه في نفس الوقت ذو كثافة هائلة تتطلب عمل يومي ومتابعة ميدانية مستمرة وعلاقات قوية للغاية داخل السفارات لما يتطلبه سرعة العمل لسرعة الحصول على التأشيرات من ناحية ومن ناحية أخرى للتعامل مع ما يستجد في هذا المجال من إجراءات لم تكن موجودة من قبل مثل تحديد الموعد بالهاتف قبل التوجه للسفارة حتى لو كانت التأشيرة في مهمة رسمية.
- مهام الشؤون المالية
يتولى هذا القسم الإمساك بالدفاتر والملفات الخاصة بالإدارة لما لها من أهمية بالغة سواء على مستوى العمل الرسمي للأمانة العامة أو على المستوى الخاص لكل موظف وخاصة حركة المزايا التي يحصل عليها وتحركاته وسفرياته وعودته وجوازات سفره وسيارته والحصص الشهرية المقررة .
الشؤون المالية متمثلة في إنهاء إجراءات سلفة إدارة المراسم والمبالغ المنصرفة على الاستقبالات والتوديع بمطار القاهرة والتوجه للسفارات للحصول على التأشيرات والانتقال لوزارة الخارجية لإنهاء إجراءات المعاملات والتوجه للفنادق لإتمام عمليات الحجز
وحدة الكمبيوتر والتي تتولى عملية طباعة كافة المذكرات الصادرة لوزارة الخارجية ومصلحة وثائق السفر والهجرة والجنسية، وكذا جميع المراسلات الخاصة بالحصول على التأشيرات وإعداد جميع التهاني الخاصة بمعالي الأمين العام والرد عليها.
- قسم المزايا والحصانات
يقوم هذا القسم بتنفيذ بنود الاتفاقية الخاصة بالمزايا والحصانات الموقعة مع الجهات المختصة بجمهورية مصر العربية (دولة المقر) وأي اتفاقيات أخرى خاصة بالمكاتب التابعة للأمانة العامة بالخارج، ويسري هذا على الأمانة العامة واستعمالها الرسمي وكذلك على الحقوق المكتسبة للعاملين بها وفق هذه الاتفاقيات على السواء.
