تقوم الأمانة بالتحضير والإعداد لأعمال مجلس الجامعة على مستوى القمة (الدورات العادية في شهر مارس/آذار من كل عام وفقاً للمادة (3) من ملحق الميثاق الخاص بالانعقاد الدوري للمجلس على مستوى القمة والمادة 5 فقرة 1 من النظام الداخلي للمجلس، وغير العادية والتشاورية) وفق الخطوات التالية:
-
إعداد كتيب بالترتيبات اللوجيستية والفنية والمادية المطلوبة.
-
عقد الاجتماعات التنسيقية بين الأمانة العامة والدولة المضيفة للقمة للاتفاق على الترتيبات اللوجيستية والفنية والمادية الخاصة بالاجتماع وذلك بواقع أربعة اجتماعات تسبق عقد القمة.
-
إعداد مشروع جدول أعمال مجلس الجامعة على مستوى القمة بعد التشاور مع الدول الأعضاء والإدارات المعنية.
-
عرض هذا المشروع على السادة وزراء الخارجية في الدورة العادية للمجلس في شهر مارس/ آذار وفقاً للمادة (6) من ملحق الميثاق الخاص بالانعقاد الدوري للقمة.
-
بعد اعتماد مشروع جدول الأعمال تقوم الأمانة بمتابعة إعداد المذكرات الشارحة مع الإدارات المعنية وبالتنسيق مع الدول ذات العلاقة.
-
يتم تجليد مشروع جدول الأعمال المتضمن الوثائق والمذكرات الشارحة لبنود مشروع جدول الأعمال، وتوزيعه على الجهات المعنية.
-
يتم إعداد قائمة برؤساء المنظمات الدولية والإقليمية بالإضافة إلى رؤساء القمم والحكومات الأجنبية التي يمكن دعوتها لحضور القمة وذلك بالتنسيق مع الدولة المضيفة.
-
تقوم الأمانة بأعمال السكرتارية التنفيذية لأعمال اجتماع كبار المسؤولين التحضيري للقمة واجتماع وزراء الخارجية التحضيري للقمة ومؤتمر القمة.
-
الطلب من الإدارات إعداد مشاريع القرارات للموضوعات المطلوب عرضها على القمة والتي تدخل في نطاق اختصاصها وكذلك مشاريع الفقرات المقترحة للإعلان.
-
تعد الأمانة مشاريع القرارات والبيان الختامي والإعلان، ويتم طباعتها وتجليدها في شكلها النهائي تمهيداً لرفعها إلى القمة.
-
إعداد وطباعة ومراجعة تقرير الأمين العام عن العمل العربي المشترك وكذلك تقريره عن مسيرة التطوير والتحديث في الوطن العربي.
-
إعداد التقرير الختامي لهيئة متابعة تنفيذ القرارات والالتزامات وتجليده في شكله النهائي تمهيداً لرفعه إلى القمة في شهر مارس/آذار من كل عام.
-
استلام التقرير الذي تعده رئاسة القمة وذلك حتى يتسنى للأمانة إعداده وتجليده في شكله النهائي لرفعه إلى القمة.
-
إعداد وطباعة الكتيب النهائي للقرارات والبيان الختامي والإعلان الصادر عن القمم، وإدخاله على المنظومة، وكذلك توزيعه على الإدارات المعنية والمندوبيات الدائمة للدول الأعضاء.
-
إعداد وطباعة كتيب يتضمن الكلمات التي أُلقيت في القمة للقادة ورؤساء المنظمات الدولية والإقليمية، ويتم إدخاله على المنظومة.
-
توثيق كافة الوثائق الصادرة عن القمة وفهرستها وحفظها.
-
إعداد محاضر جلسات المجلس وحفظها.
2- فيما يتعلق بمجلس الجامعة على مستوى وزراء الخارجية والمندوبين الدائمين:
تقوم الأمانة بالتحضير والإعداد للدورات العادية وغير العادية والاجتماعات التشاورية على المستوى الوزاري وعلى مستوى المندوبين الدائمين، وفقاً للخطوات التالية:
-
تقترح على الأمين العام موعد بدء ونهاية اجتماعات مجلس جامعة الدول العربية في دوراته العادية خلال شهري مارس/آذار وسبتمبر/أيلول من كل عام تنفيذاً للمادة (11) من الميثاق والمادة (5) فقرة (5) من النظام الداخلي لمجلس الجامعة.
-
إبلاغ الدول الأعضاء – والجهات الأخرى المعنية – بموعد انعقاد الدورة والطلب منها موافاة الأمانة بأي موضوعات ترغب إدراجها على جدول أعمال المجلس.
-
إعداد جدول زمني بالتواريخ التي يتم إرسال فيها مشروع جدول الأعمال الأصلي والإضافي وكذلك الدعوات لحضور المجلس للدورات العادية.
-
إعداد مشروع جدول أعمال المجلس.
-
مراجعة المذكرات الشارحة التي أعدتها الجهات المعنية من حيث الشكل والمضمون وتوحيدها وفق الأسلوب المعمول به، وإعدادها في صيغتها النهائية.
-
ترتيب الموضوعات المدرجة في مشروع جدول الأعمال حسب التنظيم القطاعي لاهتمامات الجامعة وإعداد الفهرس العام.
-
طباعة وتجليد مشروع جدول الأعمال الأصلي ويتضمن المذكرات الشارحة مع وثائقها التفسيرية والتقارير المرفقة.
-
توجيه دعوة السيد الأمين العام إلى السادة وزراء الخارجية لحضور اجتماعات المجلس عملاً بأحكام المادة (7) فقرة (1) من النظام الداخلي للمجلس مرفقاً بها مشروع جدول الأعمال والمذكرات التفسيرية والوثائق قبل انعقاد المجلس بستة أسابيع على الأقل.
-
إعداد مشروع جدول أعمال إضافي يتضمن الموضوعات والمسائل الإضافية التي قد تطلبها أي دولة عضو، والأمين العام وفقاً للمادة (7) فقرة (3) من النظام الداخلي للمجلس ويرسل قبل عشرة أيام على الأقل من موعد الدورة.
-
إعداد مشاريع جداول أعمال لجنة الشؤون السياسية ولجنة الشؤون الاقتصادية ولجنة الشؤون الاجتماعية والثقافية ولجنة الشؤون القانونية ولجنة الشؤون الإدارية والمالية، متضمناً مذكرات العرض ووثائقها التفسيرية وطباعتها وفق الأسلوب المتبع وتجليدها.
-
إعداد تقرير الأمين العام عن نشاط الأمانة العامة وإجراءات تنفيذ قرارات المجلس.
-
إعداد مشاريع قرارات لجنة الشؤون السياسية بالتنسيق مع الدول الأعضاء والإدارات المعنية.
-
التحضير والإعداد لاجتماعات هيئة متابعة تنفيذ القرارات (على مستوى المندوبين وعلى المستوى الوزاري).
-
إعداد مشروع جدول أعمال الهيئة.
-
إعداد التقرير النصف السنوي لهيئة متابعة تنفيذ القرارات والالتزامات والتوصيات المقترح عرضها على اجتماع الهيئة في شهر سبتمبر/ أيلول من كل عام.
-
القيام بأعمال السكرتارية التنفيذية لهيئة متابعة تنفيذ القرارات والالتزامات.
-
إعداد المحاضر والتقارير الخاصة بنتائج اجتماعات هيئة متابعة تنفيذ القرارات.
-
القيام بتعميم التقارير والتوصيات الصادرة عن الهيئة على جميع الدول الأعضاء والإدارات المعنية بالأمانة العامة بعد كل اجتماع للهيئة وتجليده.
-
إعداد مسيرات جلسات الاجتماعات وبرامج العمل، وقوائم أسماء رؤساء الوفود والمشاركين.
-
توجيه الدعوات للمنظمات الدولية والإقليمية التي تتمتع بصفة مراقب وكذلك سفراء الدول الأجنبية المعتمدين لدى الجامعة لحضور الجلسة الافتتاحية للمجلس على المستوى الوزاري.
-
القيام بأعمال السكرتارية الفنية للجنة الشؤون السياسية والمجلس، ومتابعة أعمال سكرتارية اللجان الأخرى.
-
إعداد مشاريع التوصيات الصادرة عن اللجان المنبثقة عن المجلس (لجنة الشؤون السياسية، لجنة الشؤون الاقتصادية، لجنة الشؤون الاجتماعية، لجنة الشؤون القانونية، لجنة الشؤون الإدارية والمالية).
-
تنظيم أعمال الاختزال لاجتماعات المجلس.
-
إعداد القرارات وطباعتها وتجليدها في شكلها النهائي وتعميمها على الدول الأعضاء والإدارات المعنية وإدخالها على المنظومة.
-
إعداد محاضر جلسات مجلس الجامعة.
-
توثيق كافة الوثائق الصادرة عن مجلس الجامعة وفهرستها.
-
تنظيم وإعداد الاجتماعات غير العادية للمجلس (وزاري ومندوبين دائمين) ووثائقها والقيام بأعمال السكرتارية الفنية لهذه الاجتماعات.
-
تنظيم عقد الاجتماعات الشهرية التشاورية للسادة المندوبين الدائمين وإعداد نقاط التحدث للسيد الأمين العام والتعاون في ذلك مع الإدارات المعنية.
3- فيما يتعلق باجتماعات اللجان الوزارية المختصة:
-
لجنة مبادرة السلام العربية.
-
اللجنة الوزارية العربية المعنية بالوضع في سورية.
-
اللجنة الوزارية الخاصة بالسودان.
-
اللجنة الوزارية الخاصة بتسوية الأزمة في دارفور.
-
اللجنة الوزارية العربية بشأن الاعتداء الإسرائيلي على مصنع اليرموك بالخرطوم.
-
اللجنة الوزارية الخاصة بحل الأزمة اللبنانية.
-
اللجنة الوزارية المكلفة بمتابعة الوضع في الصومال.
-
اللجنة الوزارية الخاصة بتفعيل تنفيذ مشروع نظام أقمار اصطناعية عربي لمراقبة كوكب الأرض.
-
إعداد مشاريع جداول أعمال هذه اللجان وذلك بالتنسيق بين الأمانة والجهات ذات العلاقة.
-
إعداد المذكرات الشارحة والتفسيرية للبنود المدرجة على جدول أعمال اللجان.
-
الإشراف على أعمال السكرتارية الفنية أثناء الاجتماع.
-
إعداد مشاريع البيانات والتوصيات التي تصدر عن اللجان بالتنسيق مع الإدارات المعينة والدول ذات العلاقة.
-
تقوم الإدارة بتعميم البيانات والتوصيات النهائية التي تصدر عن اجتماعات هذه اللجان وتبليغها إلى الدول الأعضاء والجهات ذات العلاقة، وإدخالها على المنظومة.
4- القمم العربية النوعية والمشتركة:
-
المشاركة في أعمال السكرتارية الفنية للقمة العربية التنموية: الاقتصادية والاجتماعية بالتنسيق والتعاون مع الدول الأعضاء والإدارات ذات العلاقة والأمانة الفنية للمجلس الاقتصادي والاجتماعي.
-
المشاركة في أعمال السكرتارية الفنية للقمة العربية الأفريقية، وكذلك القمة العربية مع دول أمريكا الجنوبية واجتماعاتها التحضيرية على مستوى المندوبين وكبار المسؤولين ووزراء الخارجية.
5- المنتديــات:
-
المشاركة والمساعدة في أعمال السكرتارية الفنية لاجتماع كبار المسؤولين ووزراء الخارجية الخاصة بمنتديات التعــاون مع جمهوريـة الصــين الشعبية والدول الأورو - متوسطية وذلك بالتعاون مع الإدارات المعنية.
-
المشاركة في إعداد الملفات الوثائقية الخاصة بهذه المنتديات.
