تنقسم الإدارة إلى قسمين، يتولى كل منهما المهام التالية:
قسم الوثائق والمحفوظات والأرشيف المركزي
التصديق على أصول المعاهدات والاتفاقيات والوثائق ومحاضر الإيداع والتعاقدات وترقيمها وتسجيلها وحفظها مستنديا والكترونيا
التحديث المستمر لوسائل الحفظ ومراعاة القيمة السياسية والتاريخية لوثائق الجامعة وتنظيها بما يتناسب واحتياجات الأمانة العامة والدول الأعضاء
الإشراف على ترميم الوثائق التارخيية القديمة ومراعاة حفظها بطريقة علمية صحيحة
حفظ القرارات والتعميمات الإدارية مستنديا والكترونيا
التصديق على كافة الوثائق والمستندات الصادرة عن الجامعة العربية ومنظماتها والمؤسسات التعليمية والجامعات بعد التأكد من صحتها وصحة التوقيعات الموجودة بها
الإشراف الفني على أرشيف الامانة العامة الالكتروني مركزيا من خلال مساعدة التنظيمات الداخلية المختلفة في تنظيم ملفاتها النشطة وميكنة الأجزاء المطلوبة من تلك الملفات من خلال ادخالها للأرشيف الالكتروني عبر الشبكة الداخلية، وضمان سرعة وسهولة الوصول الى المعلومات المطلوبة في تلك الملفات من قبل المستفيدين بالتنظيمات الداخلية المختلفة للأمانة العامة
العناية بالفهرس المركزي لجميع ملفات الأمانة العامة
تنظيم عمليات تداول البريد الالكتروني بين التنظيمات الداخلية المختلفة للأمانة العامة والعالم الخارجي
